一、建立会计档案的意义 会计档案是指按照规定归档保管的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案。会计档案可以为国家和单位提供详尽的经济资料，对国家制定宏观经济政策和单位制定经济决策具有一定的参考价值。在企业的经济管理中，建立和健全会计档案能为事后检查会计账目和经济责任提供书面证明，能为分析经济活动、总结生产经营管理的经验提供有用的资料。鉴于会计档案的重要性，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实做好会计档案的管理工作。为了加强会计档案的科学管理，财政部和国家档案局对1984年颁布的《会计档案管理办法》进行了修订，修订后的《会计档案管理办法》自1999年1月1日起实行，对会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度作了一系列具体规定。
[图片0] 二、会计档案的立卷与归档 《会计法》第二十三条规定:“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”单位会计档案由会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料组成，各单位每年形成的会计档案，应由财会部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。 会计部门对记账后的记账凭证要进行整理，定期（每旬或每月）按编号顺序排列，连同所附原始凭证定期装订成册。装订时应具封面、封底，注明会计凭证所属的时期、种类、张数和起讫号数等，并在装订线上加贴封签。装订成册的封面应按规定格式书写清楚，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。对于某些重要的原始单据，以及各种需要随时查阅的单据，可另编目录，单独登记保管。 在会计年度终了后，各种账簿也应归档保管。会计账簿每册为一卷，在更换新账以后，将旧账归入会计档案。活页账和卡片账在归档时应装订成册，编定页码，要像订本账一样加具扉页，注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员姓名等，并且加盖公章。各种会计报表应当专门留存一份归入会计档案，归档时分别按月度报表、季度报表、半年度报表、年度报表装订成册。若一卷内有多份报表时，要填写在卷内目录和案卷备考上。会计报表归档后，如果上级主管部门在批复时有更动，应将此项批复连同更正后的资料一起归档。此外，各种重要的会计检查报告和会计分析报告也应归入会计档案。 三、会计档案的保管和调阅 根据《会计档案管理办法》的规定，各单位形成的会计档案应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位的财务会计部门保管一年，期满后，原则上应由财务会计部门遣送清册移交给本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人员必须按期将应当归档的会计档案，全部移交给档案部门，不得自行封包保存。 各单位有关部门要加强对会计档案的科学管理，做好保管工作。一方面，在会计档案的保护技术上要采取措施保证不破损、不霉烂、不被虫蛀；另一方面，要使会计档案存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，以防泄密。档案部门接受保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 调阅会计档案，要严格办理手续。各单位要建立会计档案调阅制度，设置“会计档案调阅登记簿”，详细登记调阅日期、调阅人、调阅理由、归还日期等。本单位人员调阅会计档案，需经财会部门和档案部门负责人同意。外单位人员调阅会计档案，应持有正式的介绍信，并经总会计师或会计主管人员批准。档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报上级主管单位批准，但不得拆散原卷册并限期归还。需要复制的，要经过本单位同意。 四、会计档案的销毁 根据会计档案的特点，会计档案可以分为永久会计档案和定期会计档案。永久会计档案是指无限期保管的会计档案，如年度会计报表、涉及外事和对私改造的会计凭证。定期会计档案是指有保管期限，期满后即可按规定销毁的会计档案。根据1999年1月1日生效的新《会计档案管理办法》的规定，定期会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。例如，银行存款余额调节表要保存3年，月度会计报表要保存5年，凭证、账簿要保存15年，货币资金日记账要保存25年。 对于定期保管的会计档案，保管期满后，按规定由本单位的档案部门提出销毁意见，再由会计部门鉴定审查，编制会计档案销毁清册。各单位在按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销；各级主管部门销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销；各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。监销人于销毁前应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。“会计档案销毁清册”要长期保存。